Cran Pandora es un sistema informático diseñado por Cran Consulting, S. L., para construir y difundir colecciones (archivos, bibliotecas, hemerotecas) digitales.
Una colección digital es un conjunto de objetos digitales (texto, audio, vídeo) junto con procedimientos para acceder a ellos, compilarlos, seleccionarlos, organizarlos y mantenerlos.
Cada uno de esos objetos digitales se representa en Pandora como un documento. Un documento contiene, por un lado, un conjunto de campos y, por otro, un conjunto de ficheros en distintos formatos: PDF, JPEG, MP3, MP4…
El conjunto de campos de un documento puede entenderse como una ficha. Por ejemplo, el documento que representa un libro puede contener un campo título y un campo autor:
Un libro puede tener varios autores:
También hay libros sin autor:
Cada uno de estos documentos podría tener asociada una versión en PDF y, quizá, una miniatura de su portada en formato JPEG.
Una colección es un conjunto de documentos. Sin embargo, esos documentos no tienen por qué ser iguales. Una hemeroteca digital, por ejemplo, maneja publicaciones (títulos, cabeceras) y ejemplares. Una de esas publicaciones podría estar representada por un documento como el siguiente:
El documento que representa al primer ejemplar de El Adelanto podría ser así:
El campo tipo permite a Pandora distinguir distintas clases de documentos y, quizá, presentarlos en pantalla de formas diferentes. Las publicaciones, por ejemplo, contienen otros documentos (son contenedores de ejemplares) y por ello Pandora utiliza para ellas el icono de una carpeta, mientras que para el ejemplar utiliza la miniatura de la página:
El campo especial nivel superior enlaza un ejemplar con su publicación.
En ocasiones, es preferible documentar un nivel superior en lugar de uno inferior. Es el caso, por ejemplo, de los reportajes fotográficos. Todas las fotos de un reportaje comparten tema, fecha y autor. Pueden, entonces, documentarse en el reportaje:
Los campos que se dejen vacíos en las fotografías del reportaje heredarán (si así se configura Pandora) los valores de su nivel superior. Se componen entonces con cursiva:
Pandora incluye procedimientos para:
La página inicial de Pandora tiene este aspecto:
En esta página, como en las demás de Pandora, pueden distinguirse seis áreas:
Pandora controla el acceso a la colección con un sistema de grupos, usuarios y permisos. Así, por ejemplo, es habitual que solo algunos usuarios puedan añadir documentos a la colección. También es frecuente que parte de la colección solo pueda consultarse desde las máquinas de la institución que la mantiene.
Las personas que han sido dadas de alta en Pandora pueden pinchar en el enlace Usuarios registrados y teclear su nombre de usuario y contraseña en el cuadro de diálogo que aparece:
Cuando un usuario se ha autenticado, el enlace Usuarios registrados se transforma en el enlace de desconexión:
Pinchar en este enlace termina la sesión del usuario.
En ocasiones resulta conveniente presentar por separado solo una parte de la colección. Consideremos, por ejemplo, una colección que contenga monografías, periódicos y documentos de archivo. Es interesante permitir al usuario buscar en todos ellos a la vez, pero una interfaz de búsqueda específica para cada tipo de documento podría aprovechar sus características propias. En la hemeroteca, por ejemplo, se puede ofrecer una lista de publicaciones:
Y en el archivo, los tipos de documentos:
Otra situación adecuada para este tipo de «sub-Pandoras» es la de una colección que comprenda documentos de varias instituciones. Cada una de esas instituciones puede necesitar acceso rápido a sus propios documentos y presencia independiente en la web.
Las vistas son el mecanismo que ofrece Pandora para cubrir esta necesidad. Una vista define, por una parte, un subconjunto de la colección y, por otra, el aspecto y configuración de la interfaz con la que se mostrará ese subconjunto.
Los botones de las vistas cumplen una doble función. Por un lado, enumeran para el usuario las vistas disponibles. Por otro, le permiten seleccionar una de ellas. La vista seleccionada aparece en color más claro.
Las distintas funciones de Cran Pandora se reparten en varias solapas. La primera de ellas, que es la que se presenta por defecto, es la solapa Consulta. La solapa seleccionada aparece en color gris claro (el mismo que tiene el cuerpo de la solapa) y las demás en un color gris más oscuro. Para seleccionar otra solapa basta con pinchar en ella.
La barra de enlaces contiene puntos de acceso a una serie de documentos con información general sobre la instalación (Acerca de, Ayuda).
La barra de idiomas permite al usuario seleccionar el idioma de la interfaz. El Pandora que se muestra en la imagen está traducido al castellano y al inglés.
Como decíamos más arriba, la página de entrada en Pandora es la solapa Consulta:
Desde esta solapa, el usuario puede buscar en el texto y los campos de todos los documentos almacenados en Pandora. Si tecleamos, por ejemplo, tribuna y pulsamos el botón Buscar:
encontraremos documentos que contengan la palabra tribuna en su título:
y otros documentos que contienen la palabra tribuna en su texto:
La búsqueda más sencilla incluye una única palabra. Si se teclea en la caja de búsqueda:
familia
Pandora devuelve todos los documentos que contengan la palabra familia.
La búsqueda de Pandora funciona sobre palabras completas. Si se busca familia, no se devuelven documentos que contengan la palabra familias o la palabra familiar (salvo que esos documentos también contengan la palabra familia).
Por otro lado, Pandora no tiene en cuenta acentos ni mayúsculas o minúsculas. La búsqueda anterior también devolvería documentos que contuvieran la palabra família, con acento en la i. Y documentos que contuvieran Familia, FAMILIA o cualquier otra combinación de mayúsculas y minúsculas.
Cuando se teclean varias palabras en la caja de búsqueda, Pandora devuelve aquellos documentos que contengan todas esas palabras. Así, por ejemplo, si se teclea:
sagrada familia
Pandora devolverá documentos que contengan las frases «sagrada familia», «familia sagrada» e incluso «la familia es sagrada», pero no documentos que contengan solo la palabra familia o la palabra sagrada o ninguna de las dos.
En ocasiones el orden de las palabras es importante. En ese caso deben teclearse entre comillas. Si se teclea en la caja de búsqueda:
"sagrada familia"
Pandora solo devolverá documentos que contengan esa frase exacta. No se devolverán documentos que contengan la frase «familia sagrada» ni los que contengan «sagrada es la familia» (puesto que aparecen otras palabras intercaladas). A pesar de las comillas, Pandora sigue prescindiendo de acentos y de mayúsculas y minúsculas.
Es posible combinar los tipos de búsqueda anteriores:
antoni gaudí "sagrada familia"
encontrará documentos que contengan la frase «sagrada familia», la palabra antoni y la palabra gaudí en cualquier orden.
Cuando una palabra puede aparecer escrita de varias maneras, podemos utilizar una interrogación (?) en lugar de alguna de sus letras. Por ejemplo:
mé?ico
encontraría documentos que contuvieran las palabras México y Méjico. (Entre otras. Médico también se encontraría.)
Pueden usarse varias interrogaciones a la vez.
Cuando son varias las letras que no conocemos con seguridad, podemos utilizar un asterisco (*). Por ejemplo:
familia*
encontraría documentos que contuvieran palabras que comienzan por familia seguida de cualquier número de letras (incluida ninguna): familia, familiar, familias, familiaridad, etc. El asterisco puede ponerse también en medio de la palabra: fa*a encontraría fama y familia.
Pandora también puede encontrar palabras «similares» a otras, palabras que podrían haberse tecleado incorrectamente. Para hacerlo se utiliza el signo ~, que se obtiene (en Windows) pulsando la combinación ALT GR + 4 seguida de un espacio o (en Mac OS X) pulsando la combinación Opción + ñ seguida de un espacio:
familia~
Puede indicarse un grado de similitud con un número entre 0 y 1 (mayores valores significan mayor similitud; cuando no se incluye número se usa 0.5):
familia~0.8
Para encontrar documentos que contengan una palabra u otra se puede usar la conjunción OR (en mayúculas). Puede usarse también el operador || (dos barras verticales seguidas) en lugar de la palabra OR:
gaudí OR familia
"antoni gaudí" OR "sagrada familia"
gaudí || familia
Para encontrar documentos que contengan a la vez varias palabras podemos utilizar la conjunción AND (en mayúsculas). Puede usarse el operador && en lugar de la palabra AND.
antoni AND gaudí
"antoni gaudí" AND "sagrada familia"
antoni && gaudí
Este operador no es necesario, puesto que Pandora lo inserta si no se teclea.
El operador NOT (que también puede escribirse como ! o como -) sirve para buscar documentos que no contienen alguna palabra. No puede utilizarse solo:
gaudí AND NOT familia
gaudí !familia
gaudí -familia
Pueden utilizarse paréntesis para agrupar expresiones:
(gaudí OR familia) AND barcelona
Puede pedirse que Pandora encuentre documentos que contengan dos palabras dadas con no más de un cierto número de palabras intercaladas:
"sagrada familia"~10
encontraría documentos en los que sagrada y familia aparezcan con menos de 10 palabras entre ellas.
Un rango permite buscar palabras que se encuentren (cuando se ordenan alfabéticamente) entre dos términos. Es muy útil cuando se buscan años, por ejemplo:
[2007 TO 2010]
Encontraría los términos 2007, 2008, 2009 ó 2010.
La búsqueda puede excluir los extremos de los rangos:
{2007 TO 2010}
Encontraría los términos 2008 ó 2009.
(Como los rangos son alfabéticos, no numéricos, podemos encontrarnos en los resultados otros números intercalados. 20080, por ejemplo.)
Por último, si se deja vacía la caja de búsqueda, Pandora devuelve todos los documentos.
En ocasiones no queremos buscar un documento, sino llegar hasta él. O, simplemente, queremos echarle un vistazo al contenido de Pandora. Para estos casos, podemos usar el enlace ¿Prefiere navegar?:
Pandora nos presenta entonces los documentos del primer nivel de la jerarquía de carpetas de Pandora. En este caso, coincide con las sub-colecciones para las que se han creado vistas:
Si queremos navegar a una de estas carpetas, podemos pulsar en ella o en el enlace Contenido:
Cuando llegamos a un documento concreto, podemos abrirlo pulsando en su icono o en el enlace Ver:
Ambos enlaces llevan al visor de obras:
Desde la solapa Resultados (la que presenta los documentos encontrados en una búsqueda o al navegar) se puede volver en cualquier momento a la solapa Consulta simplemente pinchando en ella:
Pandora nos llevará a la solapa Consulta y presentará el texto de la última búsqueda que hiciéramos:
También es posible en todo momento utilizar el botón back del navegador.
La solapa Consulta avanzada nos ayuda a hacer búsquedas más precisas.
Sus elementos son los siguientes:
Como en el caso de la solapa Consulta, el enlace ¿Prefiere navegar? permite al usuario recorrer el fondo carpeta a carpeta. Está pensado para el usuario que no tiene una consulta concreta y quiere «pasearse» por la colección.
Las cajas de búsqueda permiten buscar documentos por el contenido de sus campos o por el texto que contienen.
Cran Pandora permite hacer búsquedas en el texto completo de la documentación de los documentos. En las cajas de búsqueda el usuario puede introducir los términos que desea encontrar, los campos en los que desea encontrarlos y combinarlos con operadores booleanos.
Supongamos que queremos encontrar obras cuya documentación incluya las palabras Diputación de Jaén. Podríamos introducir lo siguiente:
Como vimos antes, esta consulta busca documentos que contengan todas las palabras Diputación, de y Jaén, en cualquier orden. Encontraría documentos de la Diputación de Jaén, pero también de la visita a Jaén del presidente de la Diputación de Girona. Podemos restringir más los resultados buscando una frase exacta:
Supongamos, sin embargo, que no encontramos así el documento que
buscamos. ¿Es posible que estuviera documentado como de la
Diputación Provincial de Jaén? Podríamos entonces utilizar la
segunda caja de búsqueda, que por defecto se combina con la primera con
el operador booleano OR:
Por último, si quisiéramos asegurarnos de que no aparece ninguna
referencia a Jódar, podríamos utilizar la tercera caja de
búsqueda, que se combina con las anteriores con el operador
booleano AND NOT:
Hasta el momento todas las búsquedas se han hecho sobre el contenido completo. Si queremos restringir la búsqueda a un campo determinado podemos utilizar los desplegables que aparecen a la derecha de la pantalla:
Las posibles opciones son:
Los operadores booleanos también pueden combinarse de otras formas. Para ello utilizamos los desplegables de la izquierda:
Hay que tener en cuenta que todos los términos que se incluyen en la
misma caja llevan implícito entre ellos un operador
booleano AND, lo que a veces evita que necesitemos
cambiar los desplegables.
Pandora puede configurarse para ocultar las dos últimas cajas de texto, para que la interfaz ocupe menos. En ese caso se puede pulsar en el enlace Mostrar más campos para enseñarlos todos:
Si solo tiene sentido una de las opciones del desplegable de campos, puede configuarse Pandora para que no lo presente. Es el caso, por ejemplo, de algunas hemerotecas que no incluyen más documentación que la que proporciona el texto de los ejemplares.
Los paramétricos son un resumen del contenido de una vista de Pandora. Cada una de las columnas (cada paramétrico) muestra los valores posibles de un determinado campo o de una parte de la jerarquía de documentos de Pandora. Las columnas están conectadas entre sí. Cuando marcamos uno de los elementos, en cualquier de ellas (no hace falta empezar por la izquierda), el resto de las columnas nos presentan aquellos niveles que son consistentes con el que hemos marcado. Por ejemplo, si marcamos León, veremos lo siguiente:
que nos indica que si seleccionamos León solo encontraremos ejemplares de Diario de León y de La Crónica de León.
Como comentábamos antes, es posible empezar la selección desde cualquier columna. Esto es lo que ocurre cuando seleccionamos una publicación:
El Adelanto es una publicación de Salamanca. Es en este sentido en el que decimos que los paramétricos son un resumen de Pandora: cuando marcamos un valor en una columna, se nos informa de qué valores de las demás columnas encontraremos en nuestros resultados.
Es posible solicitar que se busque a la vez en dos elementos de la misma columna. Por ejemplo, podríamos marcar a la vez Diario de León y El Adelanto:
Como puede verse, todas las cabeceras están subrayadas. Esto es así porque son enlaces. Pinchar en una cabecera lleva a una página asociada con ella (habitualmente su solapa Detalles). Es una forma rápida de navegar por el fondo.
Las cajas de texto que hay sobre las listas nos permiten buscar dentro de ellas. Si por ejemplo sabemos que la publicación que estoy buscando contiene la letra c, podemos escribirla en la caja de texto. Cran Pandora oculta aquellos niveles que no contienen la c y nos muestra los que sí la contienen con un fondo azul:
Si continuamos tecleando, la lista se reduce más:
Ya solo nos queda marcar la publicación que buscábamos.
El usuario puede elegir entre buscar documentos en un arco de fechas, en un año concreto o en todo el archivo:
Si el usuario marca cualquiera de las dos primeras opciones (entre el… y el… o en el año), se activa también el desplegable de la izquierda. Este desplegable permite seleccionar la fecha que se utiliza en la búsqueda: la de creación o publicación del ejemplar, la de inserción en Pandora o la de modificación en Pandora.
Con el arco de fechas el usuario puede acotar su búsqueda para que solo devuelva documentos que se hayan creado, insertado o modificado entre dos fechas dadas. Para que el arco de fechas sea tenido en cuenta, el usuario debe marcar la casilla de verificación que tiene a la izquierda. (La casilla se marca automáticamente cuando se entra en una de las cajas de texto de las fechas.)
Cuando el usuario entra en una de las cajas de texto puede teclear un número o seleccionar un valor del desplegable de valores válidos que se le presenta:
Si se introduce un valor incorrecto, las casillas se ponen en rojo para avisar al usuario:
(El año 2015 no fue bisiesto.)
El botón que separa la fecha de inicio del periodo de la fecha final (>>), simplifica la introducción de búsquedas en años, meses o días concretos. Si tecleamos solo el año inicial y después pulsamos el botón >>, el arco de fechas comienza el 1 de enero de ese año y termina el 31 de diciembre:
>>
Si tecleamos el año y el mes iniciales, el arco de fechas cubre ese mes (teniendo en cuenta que no todos los meses tienen los mismos días y que hay años bisiestos):
>>
Por último, si la fecha inicial está completa, el botón la copia en la fecha final y la búsqueda es en una fecha exacta.
>>
El usuario puede buscar en un año concreto seleccionando la opción en el año:
El campo se pone de color rojo si el usuario escribe un año incorrecto:
Como hemos comentado más arriba, la colección puede contener documentos de distintos tipos: monografías, ejemplares de prensa, fotografías… Las casillas de verificación de tipos de documento nos permiten solicitar que los resultados solo contengan algunos de ellos:
Se puede configurar Pandora para que las opciones sean excluyentes:
Los resultados pueden presentarse en distintos órdenes. El orden por defecto es de más reciente a más antiguo por fecha de creación, pero puede elegirse otro:
Los resultados de una consulta se agrupan en páginas: en lugar de presentar una lista (quizá larguísima) de documentos, se muestran solo los primeros. Las flechas de navegación (← anterior y siguiente →) sirven para avanzar y retroceder por la lista de resultados, página a página.
El desplegable de ordenación se utiliza para elegir el número de resultados que deben aparecer en cada página:
Los botones de la Consulta avanzada son:
consulta.txt) que contiene la información necesaria
para volver a ejecutar esta consulta con posterioridad.Echémosle un vistazo a la forma en la que Pandora presenta los resultados de una búsqueda:
Se distinguen los siguientes elementos:
Cuando estamos navegando, la parte superior de la solapa Resultados es un poco diferente:
Se distinguen en este caso estos elementos:
Pandora presenta los siguientes elementos:
Los enlaces de las acciones que se pueden realizar sobre la carpeta:
Se aprecian las siguientes partes:
Los enlaces de las acciones que se pueden realizar sobre el documento:
La presentación como mosaico es más compacta (se ven los documentos de un vistazo), pero necesariamente contiene menos información.
)
lleva a la solapa Detalles.
) añade el documento
al dossier.La solapa Detalles presenta los campos de un documento de Pandora. Expande la información resumida que se muestra en la solapa Resultados.
Presenta los siguientes elementos:
Las solapa Detalles de una obra y la de una carpeta son bastante similares. En la imagen se aprecian las siguientes diferencias:
El dossier es el portapapeles de Pandora. El usuario puede ir dejando documentos que le interesan en él para consultarlos más adelante o para compartirlos con otros usuarios.
Como vimos antes, para depositar un documento en el dossier hay que pulsar en el enlace Añadir a mi dossier:
Se obtiene el mismo resultado cuando el usuario pulsa en el botón
de una miniatura en el
mosaico o en el botón Añadir a mi
dossier de la
solapa Detalles.
Cuando un documento está en el dossier, la interfaz cambia para permitirnos sacarlo:
La solapa Dossier muestra qué documentos ha seleccionado el usuario hasta ese momento:
La solapa Dossier presenta los documentos de forma parecida a la solapa Resultados:
del mosaico) saca
el documento del dossier. Mientras no se
refresque la pantalla es posible deshacer esa operación pulsando en
el enlace Añadir a mi dossier
(o en el botón ).dossier.txt). El
botón Cargar… permite seleccionar un
fichero descargado previamente. El fichero del dossier no
contiene los documentos. Contiene información que permite a Pandora
localizar los documentos posteriormente. Es posible enviárselo a otro
usuario de Pandora para que él lo utilice.El acceso a la colección se controla en Pandora con un sistema de usuarios, grupos y permisos.
Un usuario se representa en Pandora como un documento, claro:
El nombre del usuario suele escribirse, por convención, en minúsculas. Puede utilizarse, como en este caso, el nombre de una cuenta de correo electrónico.
El campo grupo contiene los nombres de los grupos a los que pertenece el usuario. Nuestro amigo Cervantes es un soldado y un escritor y, por tanto, pertenece a esos dos grupos. Por convención, los nombres de los grupos se escriben con inicial mayúscula y en plural. Los grupos se representan también como documentos de Pandora.
Existen tres grupos especiales (que por razones históricas tienen nombres en minúsculas):
Estos tres roles pueden utilizarse para dar permisos a todos los usuarios o solo a aquellos autenticados.
Un permiso es la capacidad de un usuario para hacer algo con un documento. Cada permiso se representa como un campo dentro de cada documento. Ese campo contiene la lista de los usuarios o grupos que pueden realizar cierta acción. Consideremos, por ejemplo, el permiso leer, que controla qué usuarios pueden ver un determinado documento. Si quisiéramos que solo Cervantes pudiera leer el Quijote, añadiríamos su nombre de usuario a ese campo:
Los permisos son parecidos a listas de invitados. Imaginemos que Cervantes, Galdós y Cela quieren entrar a la mansión en la que se celebra una fiesta. Cuando llegan a la puerta, Cervantes y Galdós pueden entrar porque su nombre está en la lista de invitados. Cela, en cambio, tiene que volverse a casa: su nombre no aparece. Deben de considerarle demasiado moderno.
La fiesta está repartida por las distintas plantas de la casa. Cada piso está reservado para un determinado grupo de personas. Nuevamente, puedes entrar en ellos si tu nombre o el de tu grupo está incluido en la lista pegada a la puerta. Tanto Galdós como Cervantes pueden entrar en el primer piso: ambos son escritores. Sin embargo, solo Cervantes puede acceder al segundo, el de los soldados. La planta baja no tiene lista, de manera que todos pueden llegar a ella (menos Cela, claro, que ni siquiere pudo entrar en la casa).
A Cervantes y a Galdós les han asignado dormitorios en la planta de los escritores. Cervantes no puede entrar en el dormitorio de Galdós y viceversa: la lista pegada a la puerta de cada habitación solo incluye el nombre de una persona.
El permiso leer funciona exactamente de esa manera. Si añado el grupo Soldados al permiso leer de El Adelanto:
Galdós no podrá leer esa publicación. Es más, El Adelanto ni siquiera aparecerá en sus búsquedas. Para él, no existe. Y como no puede llegar a la publicación, tampoco verá ninguno de sus ejemplares, de la misma forma que Cela no pudo llegar a ver las distintas plantas de la mansión.
Si quisiéramos ocultar algunos ejemplares de El Adelanto y otros no, empezaríamos por quitar el campo leer del documento de la publicación (dando paso así a todo el mundo). Después añadiríamos ese campo solo a los ejemplares que quisiéramos ocultar.
Cuando un documento tiene vacía la lista de un permiso, hereda la lista de su padre o nivel superior (de la misma forma que vimos que una fotografía podía heredar los campos de un reportaje). Si la lista del padre está vacía, heredará la lista del primer documento que lo contenga que sí tenga la lista llena (su abuelo, su bisabuelo…) Si todas las listas están vacías, todos los usuarios tienen ese permiso. De esta forma, dando permisos a una publicación, por ejemplo, se estarán dando también de forma implícita a todos sus ejemplares y páginas salvo que alguno de ellos explícitamente especifique permisos propios.
Si la lista de un objeto no está vacía, anula la herencia. Por ejemplo: si el reportaje A pueden borrarlo los archiveros y los becarios y la foto B de ese reportaje dice que pueden borrarla los profesores, tanto los archiveros como los becarios no tienen permisos de borrado sobre la foto B, aunque sí los tengan sobre el propio reportaje A y sobre otra foto C que tenga su permiso vacío y por tanto sí herede del reportaje.
El permiso leer es especial por dos razones. Por un lado, los demás permisos no tienen sentido sin él. No se puede modificar un documento al que no se tiene acceso, por ejemplo. Por otro lado, como hemos visto, si no se accede a un contenedor no se puede acceder a su contenido, por lo que no se puede relajar el permiso de lectura cambiando el documento hijo: hay que cambiar primero el padre.
Estos son todos los permisos de Pandora:
Cuando el usuario tiene los permisos adecuados, en la solapa Consulta avanzada aparecen más botones:
El botón Listado presenta una tabla con todos los elementos que cumplen la consulta. Esta operación puede llevar algún tiempo dependiendo de lo amplia que sea la consulta introducida. Por esa razón, para evitar cargar innecesariamente el servidor, este botón solo aparece si el usuario tiene el permiso lista.
Si se guarda ese listado en formato HTML, puede después abrirse en un programa de hoja de cálculo y utilizarse como base para hacer inventarios.
El botón Contactos presenta una hoja de contactos (un mosaico) con todos los elementos que cumplen la consulta. Esta operación puede llevar algún tiempo dependiendo de lo amplia que sea la consulta introducida. Por esa razón, para evitar cargar innecesariamente el servidor, este botón solo aparece si el usuario tiene el permiso hoja de contactos.
En la solapa Resultados también se ofrecen más botones a los usuarios con permisos adecuados:
El botón Imprimir listado es equivalente al botón Lista de la solapa Consulta avanzada. Presenta una tabla con todos los elementos que cumplen la consulta. Esta operación puede llevar algún tiempo dependiendo de lo amplia que sea la consulta introducida. Por esa razón, para evitar cargar innecesariamente el servidor, este botón solo aparece si el usuario tiene el permiso lista.
Si se guarda ese listado en formato HTML, puede después abrirse en un programa de hoja de cálculo y utilizarse como base para hacer inventarios.
El botón Imprimir contactos es equivalente al botón Contactos de la solapa Consulta avanzada. Presenta una hoja de contactos (un mosaico) con todos los elementos que cumplen la consulta. Esta operación puede llevar algún tiempo dependiendo de lo amplia que sea la consulta introducida. Por esa razón, para evitar cargar innecesariamente el servidor, este botón solo aparece si el usuario tiene el permiso hoja de contactos.
Probablemente la solapa que más cambia con los permisos es la solapa Detalles. Desde ella es posible:
Comencemos con la parte más sencilla. Si el usuario tiene el permiso imprimir ficha para el documento que aparece en la solapa Detalles, a los botones de la parte inferior se añade uno más:
Como en el caso de los listados, al pulsar ese botón se nos presenta una página HTML más sencilla, adecuada para ser impresa o para guardarla y abrirla en una hoja de cálculo.
Cuando el usuario tiene el permiso escribir sobre el documento, los campos de la columna derecha de la solapa se abren, permitiendo hacer cambios en ellos. Para almacenar esos cambios, debemos pulsar el botón Guardar. Para descartar los cambios efectuados, debemos pulsar el botón Limpiar (que nos pide confirmación antes de recargar el documento con los datos que hay en el servidor de Pandora).
Repasemos los distintos tipos de campos:
No todos los campos son editables. Algunos, como la signatura digital o la fecha de inserción en Pandora, son asignados automáticamente por el sistema y no pueden alterarse. Otros, como los campos de la ficha técnica, reflejan características de un fichero digital y solo deben variar cuando ese fichero se sustituye por otro. Su aspecto es el siguiente:
Para evitar el coste de mantenimiento de una serie de vocabularios controlados, Cran Pandora presenta al usuario, cuando edita ciertos campos, la lista de los valores que ya se han introducido en ese campo con anterioridad. Si el usuario tiene asignado el permiso Autoridades, podrá incluir en el campo un valor nuevo. Si no, solo podrá utilizar los valores que ya estén en la lista.
Como ocurre con los paramétricos, teclear parte del nombre reduce el número de valores de la lista.
Por otra parte, es también posible crear vocabularios controlados (ya sean cuadros de clasificación, tesauros, etc.) utilizando documentos de Pandora. En ese caso, los campos correspondientes se documentan con una interfaz idéntica a la de los paramétricos:
Cuando la caja de texto de un campo no contiene ningún valor, muestra un texto de color gris y letra redonda que sugiere el formato de los datos que deben introducirse:
Cuando un campo no está relleno en este documento pero sí en uno de los documentos que lo contienen (uno de sus ancestros) y el sistema está configurado para considerar ese campo como heredable, se presenta el valor documentado en el ancestro de color gris y en letra cursiva:
Algunos campos aceptan listas de valores:
Para añadir un valor a la lista se pulsa el botón verde. Para eliminar un valor de la lista se pulsa el botón rojo que hay a la izquierda de ese valor. Cada valor puede modificarse por separado. Y, como cuando el campo tiene un único valor, puede abrirse una lista de valores anteriores.
Una lista de valores que se hereda de un ancestro se presenta así:
Algunos campos pueden contener varias líneas de texto (notas, descripciones, etc.):
Se puede configurar un campo multilínea para que acepte comandos de formato sencillos:
El resultado se ve entrando en la solapa Detalles sin permisos:
El formato es similar a XML o HTML. Los códigos posibles son:
<i> y </i> rodean un
bloque en itálica.<b> y </b> rodean un
bloque en negrita.<s> y </s> rodean un
bloque en versalitas.Se pueden combinar varios estilos siempre que se abran y cierren sin cruzarse: si abrimos un bloque de itálica y dentro uno de negrita, debemos cerrar el de negrita antes que el de itálica.
Por último, podemos configurar un campo multilínea para que contenga enlaces a páginas de la internet.
El resultado se ve entrando en la solapa Detalles sin permisos. La etiqueta se ha compuesto como un enlace. Pinchar en ella lleva a la dirección proporcionada.
Los enlaces deben escribirse en líneas separadas. Cada uno contiene una etiqueta, una pleca (|) y la URL a la página que quiere abrirse.
Para añadir documentos a la colección el usuario debe tener el permiso insertar sobre un contenedor (una carpeta, un reportaje, una publicación…) Cuando se dispone de ese permiso, en la solapa Detalles del contenedor en cuestión aparece el botón Nuevo…:
Al pulsar ese botón, aparece una relación de los tipos de documento que se pueden crear dentro del contenedor en el que estamos. En el caso de una carpeta, puede que se despliegue una lista como esta:
La primera opción, Cancelar, seleccionada por defecto, nos permite cerrar el desplegable sin crear ningún documento nuevo. (Podemos conseguir el mismo efecto pinchando fuera del desplegable o pulsando la tecla Esc.) El resto de las opciones son tipos de documento. En el Pandora del ejemplo, dentro de una carpeta puede haber otros contenedores (carpetas y publicaciones) y obras de distintos tipos (monografías, actas y materiales gráficos).
Cuando pulsamos el botón Nuevo… de una publicación, las opciones posibles son diferentes:
La primera opción sigue siendo Cancelar, por supuesto. Pero dentro de una publicación solo podemos crear ejemplares. Y, por otro lado, no podemos crear ejemplares fuera de una publicación, puesto que una carpeta no lo permite.
En el momento que seleccionamos uno de los tipos del desplegable, el nuevo documento se inserta en Pandora y se nos lleva a su solapa Detalles:
En la imagen podemos apreciar:
Resumiendo, para insertar un nuevo documento en Pandora, deberemos:
Para cargar un nuevo fichero digital debemos pulsar el botón Cargar… de la solapa Detalles de una obra.
Pulsar ese botón abre el cuadro de diálogo de selección de ficheros del navegador. Como puede verse en la siguiente imagen, solo podemos seleccionar los ficheros de los tipos adecuados para el tipo de obra en la que estamos cargando el fichero digital. Si la obra es una fotografía, nos permitirá cargar ficheros en formatos JPEG, TIFF, etc. Si la obra es una grabación sonora, podremos seleccionar ficheros MP3, WAV, etc. Como estamos cargando un fichero digital para la monografía que creamos en el apartado anterior, solo podemos seleccionar ficheros en formato PDF:
Una vez seleccionado el fichero, se presenta una barra de progreso mientras el fichero sube al servidor. La barra muestra el texto Procesando mientras el fichero se inserta en Pandora:
Finalmente, el fichero cargado aparecerá en la columna derecha de la solapa:
Resumiendo, para insertar un nuevo fichero digital en Pandora, deberemos:
Este mismo proceso es el que hay que seguir para sustituir el fichero digital de una obra por uno nuevo. Supongamos por ejemplo que la fotografía de este cuadro de Pandora estuviera al revés, esto es, que debiera mirar a la derecha en lugar de la izquierda:
Pulsar en el botón Fichero original (que solo aparece cuando tenemos el permiso descargar imagen de alta resolución), deja en nuestra máquina el fichero JPEG que en su momento cargamos en Pandora. Podemos modificar ese fichero con cualquier programa de tratamiento de imágenes y cargar el nuevo JPEG pulsando en el botón Cargar…. Pandora nos avisa de que se va a sustituir un fichero por otro:
Si aceptamos, la imagen se sustituirá:
El botón Borrar aparece en la solapa Detalles cuando el usuario tiene el permiso borrar sobre ese documento.
Al pulsar el botón, se nos pide confirmación:
Tras el borrado, la solapa Detalles muestra el siguiente resultado de la consulta que hayamos hecho. Si no hay más resultados, Pandora nos lo indicará con un mensaje como este:
Normalmente, Pandora no permite borrar un contenedor si en su interior quedan documentos. De la misma forma, tampoco permite eliminar niveles de un cuadro de clasificación o conceptos de un tesauro si están en uso por algún documento. En todos estos casos, el mensaje es el mismo:
Es posible configurar Pandora para que permita borrar algunos contenedores aunque no estén vacíos (para ahorrarnos el trabajo de borrar primero cada uno de sus elementos).
Cran Pandora permite agrupar imágenes y documentos PDF en galerías. Una galería tiene el siguiente aspecto:
La interfaz para crear galerías es la solapa Galerías:
El campo ¿Qué sabes de…? indica
si la galería acepta comentarios. Cuando un usuario pulsa en una
imagen de la galería se le lleva a la
solapa Galerías. Si pulsa en una
miniatura (y tiene los permisos adecuados) puede dejar un
comentario. Cuando una galería permite comentarios se marca con
asterisco en la lista de galerías. Si hay algún comentario que no se
haya leído (como veremos más adelante), el nombre de la galería
aparece en rojo. Además, los documentos con comentarios sin leer
incluyen una banderita roja
(
) entre sus iconos.
) Mientras no se refresque
la pantalla es posible deshacer la acción volviendo a pulsar el mismo
botón.El pie de foto es el texto que se presenta en el botón de información de la galería. Puede utilizarse para motivar los comentarios de los usuarios:
Es posible cambiar el orden de las imágenes arrastrándolas y soltándolas en las líneas que aparecen antes y después de cada obra:
>>
>>
Los comentarios que dejan los usuarios se pueden revisar en la solapa
de detalles de la obra comentada. Un comentario se puede marcar como ya
leído pulsando en el botón de la bandera (). Se puede borrar un comentario pulsando en el botón de
la papelera (
):
Entre los enlaces de la esquina superior derecha de la página, cuando el usuario tiene los permisos adecuados, se incluye el enlace que lleva a la vista de administración de Pandora:
La vista de administración permite:
Si pulsamos en el enlace Administración y después en el enlace ¿Prefiere navegar? llegamos al documento raíz de Pandora:
El documento raíz contiene todos los documentos de Pandora. Es el punto del que parte toda la jerarquía de contenedores de la colección. Por ello, teniendo en cuenta la herencia, se pueden configurar en él los permisos generales que queramos que tengan efecto en la colección (que más adelante podremos refinar en contenedores inferiores). Es habitual restringir la mayor parte de los permisos al grupo de los administradores del sistema. Se suelen dejar vacíos los permisos leer y abrir imagen de alta resolución (lo que equivale a conceder esos permisos a todo el mundo).
Echemos un vistazo al contenido del documento raíz (como mosaico, para que sea más compacto):
Como comentamos más arriba, un usuario se representa en Pandora como un documento más. Para añadir un usuario nuevo tenemos que pulsar el botón Nuevo… de la solapa Detalles de la carpeta Usuarios:
El desplegable que se abre solo ofrece las opciones de cancelar la operación o crear un usuario:
El usuario se crea con un nombre provisional. Deberemos darle un nombre definitivo, una contraseña y asignarle grupos:
La convención es asignar a los usuarios nombres en minúsculas. Suelen usarse los nombres de sus cuentas de correo electrónico.
El campo grupo es multivaluado. Solo acepta nombres de grupos ya existentes en Pandora:
Los usuarios pueden pertenecer a más de un grupo. Por ello, no se crean dentro del grupo, sino en la carpeta Usuarios.
Los grupos también se representan como documentos de Pandora. Para añadir un grupo nuevo tenemos que pulsar el botón Nuevo… de la solapa Detalles de la carpeta Grupos:
El desplegable que se abre solo ofrece las opciones de cancelar la operación o crear un grupo:
El grupo se crea con un nombre provisional. Deberemos darle un nombre definitivo. La convención es asignar a los grupos nombres en plural que comiencen por mayúscula, como Administradores.
Cuando en una sección anterior pulsamos el botón ¿Prefiere navegar? de la vista Consulta general nos encontramos con las siguientes carpetas:
Si quisiéramos añadir un nuevo contenedor (¿quizá una videoteca?), no podríamos hacerlo desde esta vista, porque no les hemos presentado a los usuarios el contenedor padre de esas tres carpetas, que es el lugar desde el que las creamos en su momento y desde el que deberemos crear cualquier carpeta hermana de ellas. Ese documento padre es el documento raíz. Y para acceder a él debemos ir a la vista de administración.
Los pasos para crear un contenedor superior son, pues: